Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của các công cụ trao đổi thông tin trực tuyến như email, việc sử dụng thư thương mại bằng tiếng Anh với các đối tác nước ngoài được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả và vô cùng phổ biến.
Tuy nhiên, khác với các dạng thư thăm hỏi thông thường, thư yêu cầu bằng tiếng Anh trong ngành thương mại đòi hỏi cao về nội dung lẫn hình thức, chính vì vậy, bạn cần có kỹ năng viết thư đạt tiêu chuẩn.
1. Những lưu ý khi viết thư yêu cầu bằng tiếng Anh
- Phần đầu thư là tên và địa chỉ của công ty gửi và sau đó là tên của công ty nhận thư yêu cầu bằng tiếng Anh.
- Mô tả rõ ràng các thông tin liên quan được yêu cầu để người nhận có thể thực hiện chính xác.
- Tuyệt đối không được dùng các từ viết tắt. Ex: I am thay vì dùng I’m; We would thay vì dùng We’d,…
- Sử dụng ngôn ngữ trang trọng: would, could, please, sir/madam,…
- Nội dung súc tích, đề cập vào vấn đề chính.
- Cách viết thư tiếng Anh thương mại với mục đích yêu cầu phải đảm bảo cấu trúc 3 phần: Mở đầu, nội dung, kết luận.
2. Cấu trúc của thư yêu cầu
Cấu trúc của một bức thư yêu cầu tiếng Anh thương mại, gồm có 3 phần:
- Chào hỏi.
- Nội dung.
- Kết luận.
2.1. Chào hỏi (Salutation)
- Đã biết tên người nhận: Dear Mr/Ms/Mrs…
- Chưa biết tên người nhận: Dear Sir/Madam.
2.2. Nội dung (Body)
Trong mô tả của các nguồn thông tin, bạn có thể sử dụng các cụm từ sau:
- We noticed an advertisement describing…: Chúng tôi đã nhìn thấy các quảng cáo (quảng cáo), mà nói…
- With reference to your advertisement in…: Về quảng cáo của bạn trong…
- Regarding your order in…: Về quảng cáo của bạn trong…
- We have heard of your products from…: Chúng tôi biết về sản phẩm của công ty bạn từ…
Mô tả các thông tin yêu cầu một cách chính xác là cách viết thư tiếng Anh thương mại chuẩn, giúp người đọc dễ hiểu và dễ xác định vấn đề.
Khi bạn yêu cầu thông tin về sản phẩm, xin vui lòng lưu ý những thông tin sau đây:
- We suggest that you send us your catalogue and price list…: Xin vui lòng gửi catalog của bạn và danh sách giá…
- We would like you to advise us of discounts and delivery time…: Hãy thông báo cho chúng tôi về việc cắt giảm và thời gian giao hàng…
- Could you give us some information (details) about…: Ông có thể cung cấp cho chúng tôi thông tin về…
- We are particularly interested in…: Chúng tôi đặc biệt quan tâm đến…
- Please, send us samples of…: Xin vui lòng gửi cho chúng tôi mẫu của…
- We would like to represent your products…: Chúng tôi muốn đại diện cho sản phẩm của bạn…
Hãy cho chúng tôi một thời gian ngắn về các hoạt động của công ty bạn ở đây:
- As distributors we have a large network of…: Là một nhà phân phối, chúng tôi có một mạng lưới rộng lớn…
- We are regular buyers…: Chúng tôi chuyên mua…
- We are in the market for…: Chúng tôi có ý định mua…
- Our company is subsidiary of…: Công ty chúng tôi là một chi nhánh…
- We specialize in…: Chúng tôi chuyên…
Bạn nên trau dồi thêm các cấu trúc diễn đạt về thư thương mại bằng tiếng Anh mỗi ngày để có thể viết thư đạt chuẩn.
Trường hợp thông báo về file đính kèm và kết thúc nội dung:
- Thanks for your help/consideration…: Cảm ơn sự giúp đỡ/xem xét của anh/chị
- Please find attached…: Vui lòng tìm…
- Please see the enclosed file of…: Vui lòng xem file đính kèm…
- I enclosed the file as below…: Tôi đã đính kèm tài liệu dưới đây…
Hoàn thành thư yêu cầu thông tin bằng tiếng Anh tốt hơn với cụm từ lịch sự:
- We look forward to your early reply: Chúng tôi mong được trả lời của bạn.
- Thanking in advance for your help: Cảm ơn bạn trước sự giúp đỡ của bạn.
2.3. Kết luận (Conclusion)
- We are looking forward to hearing from you.
- Best regards – Thân ái.
- Your sincerely – Trân trọng.
Trên đây là những lưu ý và cấu trúc giúp bạn có thể viết thư thương mại bằng tiếng Anh với mục đích yêu cầu đạt chuẩn. Bên cạnh đó, nếu bạn muốn nâng cao trình độ ngoại ngữ của mình và đang băn khoăn không biết học tiếng Anh ở đâu tốt hãy đến với QTS – English.
QTS – English là chương trình học tiếng Anh với chất lượng hàng đầu, không chỉ giúp bạn luyện nghe tiếng Anh online hiệu quả mà còn giúp bạn có thể luyện nói tiếng Anh online với người nước ngoài 24/7, mọi lúc mọi nơi.
Cùng với tài nguyên học không giới hạn với hơn 10,000 bài học thuộc 54 chủ đề, QTS – English mang đến một môi trường giáo dục thật sự đa dạng, mang tính toàn cầu.
QTS – English chương trình học Tiếng Anh online thế hệ mới với giáo trình hiện đại, cùng đội ngũ giảng viên đại học bản xứ và các Tutor luôn giám sát, đôn đốc việc học sẽ giúp bạn cải thiện trình độ Anh văn của mình một cách tối ưu nhất.
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được nhận thêm nhiều ưu đãi từ QTS ngay hôm nay.
- Website: https://www.qts.edu.vn/
- Hotline: (028) 38 404 505
- Địa Chỉ: 86 Phạm Viết Chánh, Phường 19, Quận Bình Thạnh
- Liên hệ với chúng tôi tại đây: https://www.qts.edu.vn/contact/lien-he-40