5 Cách Gây Ấn Tượng Khi Viết Email Thương Mại Bằng Tiếng Anh

Bạn có thấy hiện nay ngày càng có nhiều chương trình học nghe, học nói tiếng Anh online với người nước ngoài không? Tiếng Anh đang dần trở thành loại ngôn ngữ giao tiếp thông dụng. Vì vậy viết email thương mại bằng tiếng Anh đã không còn là việc xa lạ đối với những ai làm việc trong lĩnh vực kinh doanh, thương mại.

Thế nhưng thực tế là hàng ngày mỗi một khách hàng, đối tác tiềm năng của chúng ta đều phải nhận rất nhiều email mời chào khác nhau. Vậy nên bạn bắt buộc phải tìm cách gây ấn tượng cho khách hàng, đối tác để tăng khả năng đọc và nhận được phản hồi từ họ. Vì vậy, QTS – English xin giới thiệu đến bạn 5 cách gây ấn tượng khi viết email thương mại bằng tiếng Anh qua bài viết bên dưới.

Hãy học cách viết một email tiếng Anh thương mại ấn tượng để gia tăng khả năng nhận được phản hồi từ đối tác, khách hàng

1. Tiêu đề hoàn hảo

Khi nói đến việc truyền tải thông điệp thì tiêu đề còn quan trọng hơn nội dung bên trong. Trong “To Sell Is Human”, Dan Pink đã có một cuộc nghiên cứu cho thấy rằng những tiêu đề email hấp dẫn, gây sự tò mò hoặc cung cấp nhiều lợi ích thì sẽ được nhiều người mở email xem hơn. Khi mọi người rảnh rỗi thì họ sẽ có thời gian xem hết những tiêu đề email kể cả những cái bí ẩn gây tò mò, nhưng một khi họ bận rộn thì họ thích xem những tiêu đề nói về lợi ích thực tế hơn. Vì vậy khi bạn muốn gây sự chú ý của một người quan trọng nào đó, thì bạn nên bỏ các tiêu đề mang tính giải trí và tập trung vào những lợi ích mang lại.

Ví dụ:

• Tiêu đề email nổi bật lợi ích nhận được: “Applying this technology to increase your revenue” – (Áp dụng công nghệ này để tăng doanh thu cho bạn).
• Tiêu đề email gây tò mò về lợi ích nhận được: “Can you donate $ 4 million a year?” – (Bạn có thể quyên góp 4 triệu đô một năm ?).

Một tiêu đề thú vị sẽ giúp người nhận email hứng thú hơn và mở ra xem.

Ngoài ra, một bí quyết để tăng khả năng email của bạn được đọc là bạn cần cho người nhận thấy được tính “khẩn cấp – urgency” của email. Phải khiến người nhận ngay lập tức mở email ra đọc ngay sau khi đọc được tiêu đề đó.

Ví dụ:

• “Buy One Shirt and We’ll Give You Two More – Today Only” – (Mua một chiếc áo và chúng tôi sẽ cho bạn thêm hai chiếc nữa – chỉ trong ngày hôm nay).
• “Double Your Savings – If You Purchase by Midnight Tonight” – (Tăng gấp đôi khoản tiết kiệm của bạn – Nếu Bạn Mua vào Tối Thứ Bảy).
• “3 Tips for Doubling Your Holiday Sales – If You Start Now” – (3 Mẹo giúp tăng gấp đôi doanh số ngày lễ của bạn – Nếu bạn bắt đầu ngay bây giờ).

Có thể vì là người mới bắt đầu học tiếng Anh, vốn từ ngữ của bạn chưa phong phú để đặt được những tiêu đề thật ấn tượng. Đừng lo lắng, bạn có thể học ở nhà thông qua các khóa  học tiếng Anh online cho người mới bắt đầu.

2. Sử dụng những lời chào chuyên nghiệp

Đừng sử dụng những câu biểu cảm thường ngày hay những lời chào quá thân mật tại nơi làm việc, chẳng hạn như “Hey” hay “Chào anh bạn”… Nếu bạn biết tên người nhận, hãy đề cập đến tên của họ.

Nếu bạn sử dụng Mrs hoặc Miss khi gửi thư cho phụ nữ thì phải chắc chắn rằng người nhân đã kết hôn hay chưa. Và nhớ là không sử dụng “First name” trong trường hợp này. Trường hợp bạn không biết người nhận thư sẽ là nam hay nữ thì hãy viết chung Dear Sir/Madam.

3. Hãy tích cực và thân thiện

Hãy nhìn vào những từ sau: helpful/ useful (hữu ích), good question (câu hỏi hay), agreed (chấp nhận, nhất trí), together (cùng nhau), I will do my best (Tôi sẽ cố hết sức), mutual (tương hỗ, lẫn nhau), opportunity (cơ hội).

Và một số từ thuộc nhóm khác: busy (bận rộn), crisis (khủng hoảng), failure (thất bại), forget it (quên đi), I can’t (Tôi không thể), it’s impossible (điều đó là bất khả thi), waste (lãng phí), hard (khó khăn).

Bạn có nhận ra năng lượng tích cực và tiêu cực từ hai nhóm trên không? Từ ngữ bạn sử dụng thể hiện thái độ đối với cuộc sống và cách người khác nhìn nhận về bạn. Thử tưởng tượng xem một kẻ u ám, xấu tính, không mang đến điều gì tốt đẹp, ai sẽ thèm đọc những gì họ viết chứ? Vì vậy, khi viết email, đặc biệt là email thương mại, hãy sử dụng giọng điệu tích cực để người nhận cảm thấy thoải mái khi đọc.

Hãy sử dụng giọng điệu tích cực để người nhận cảm thấy thoải mái khi đọc

4. Yêu cầu cụ thể, ngắn gọn và dễ lọt tai

Theo nhà tâm lý học Robert Sutton đã tóm tắt thông tin trong “Good Boss, Bad Boss” thì sự phản hồi email sẽ dễ dàng hơn nếu có sự hướng dẫn rõ ràng để họ phản hồi. Vì vậy, khi gửi một email thương mại cho khách hàng hay đối tác của bạn, cách tốt nhất là nói rõ ràng vấn đề và yêu cầu một câu trả lời đơn giản nhưng phải kích thích tư duy và liên quan đến công việc hay triết lý cuộc sống của họ.

Một ví dụ để bạn có thể dễ hình dung, Tim Ferris đã thách thức sinh viên Princeton tiếp cận đến những người nổi tiếng và giám đốc công ty lớn. Và thật bất ngờ, một trong những câu trả lời nhận được từ Eric Schmidt – CEO của Google khi hỏi anh ấy là “Trong cuộc sống anh ấy đã hạnh phúc nhất khi nào?” Schmidt trả lời: “Ngày mai”.

Mục đích việc gửi đi những email có yêu cầu cụ thể, ngắn gọn và dễ lọt tai là để bắt đầu một cuộc đối thoại để họ dành thời gian trả lời email trong tương lai chứ không phải ngay lập tức. Từ đó, vào những lần sau, công ty của bạn có thể dễ dàng nhận được sự phản hồi từ khách hàng cho các mẫu quảng cáo về sản phẩm, dịch vụ.

>> Xem thêm: Học nói tiếng Anh online với người nước ngoài

5. Viết ngắn gọn, dùng ít hơn 20 chữ trong 1 câu

Trong thế giới tốc độ cao 24/7 này của chúng ta, việc nhanh chóng nắm được quan điểm trong 1 thời gian càng ngắn càng tốt rất được coi trọng. Viết một thứ mù mờ không khác gì việc bạn cầm trên tay 1 món đồ mang đến cho người khác và nói với họ rằng bạn chẳng biết đó là cái gì nữa? Vì vậy, hãy đơn giản hóa thay vì phức tạp các diễn đạt trong email.

Mọi người đều muốn nhanh chóng đi đến cái cốt lõi của vấn đề vì vậy, chẳng có lý do gì ta lại phải viết 1 đoạn văn để diễn tả ý mà một câu cũng có thể nói hết được. Đừng dài dòng dẫn dắt kể các câu truyện râu ria để đưa đến vấn đề.

Đã có những email gửi cho đối tác, nhằm gây ấn tượng đã cố nhét 35 – 50 từ vào trong 1 câu. Bạn định xác định đâu là danh từ đâu là động từ bằng cách nào trong đám chữ đó. Vì vậy, hãy chỉ viết ít hoặc nhiều hơn 1 chút con số 20 từ trong 1 câu. Đó là số lượng hiệu quả nhất.

Hãy dùng văn phong súc tích, ngắn gọn khi viết email thương mại

Trên đây là 5 cách gây ấn tượng khi viết email thương mại bằng tiếng Anh bạn có thể tham khảo để đạt được kết quả tốt nhất trong công việc. Ngoài kỹ năng viết, kỹ năng nói tiếng Anh cũng vô cùng quan trọng cho công việc. Nếu quá bận rộn, không có nhiều thời gian để đến các trung tâm Anh ngữ, bạn hoàn toàn có thể học tại nhà nhờ các khóa học nói tiếng Anh online với người nước ngoài của QTS – English.

QTS – English là chương trình học tiếng Anh với chất lượng hàng đầu, không chỉ giúp bạn học tiếng Anh căn bản cho người mới bắt đầu hiệu quả mà còn giúp bạn có thể học tiếng Anh với người nước ngoài online 24/7 mà không cần mất thời gian, công sức đến tận các trung tâm. Cùng với tài nguyên học không giới hạn với hơn 10,000 bài học thuộc 54 chủ đề, QTS – English mang đến một môi trường giáo dục thật sự đa dạng, mang tính toàn cầu.

QTS – English chương trình tiếng Anh online thế hệ mới với giáo trình hiện đại, cùng đội ngũ giảng viên đại học bản xứ và các Tutor luôn giám sát, đôn đốc việc học sẽ giúp bạn cải thiện trình độ Anh văn của mình một cách tối ưu nhất.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được nhận thêm nhiều ưu đãi từ QTS ngay hôm nay.

Website: https://www.qts.edu.vn/

Hotline: (028) 38 404 505

Địa Chỉ: 86 Phạm Viết Chánh, Phường 19, Quận Bình Thạnh

Liên hệ với chúng tôi tại đây: https://www.qts.edu.vn/contact/lien-he-40